heise+ | Umstieg von M365 auf Nextcloud – eine Anleitung

Viele Unternehmen suchen zunehmend nach Alternativen zu Microsoft 365 aufgrund steigender Lizenzkosten, zusätzlicher Gebühren für neue KI-Funktionen wie Copilot und schrumpfenden Volumenrabatten. Gleichzeitig haben sich regulatorische Belastungen durch Gesetze wie die DSGVO, NIS2 und das EU-Datengesetz verstärkt. Als Ergebnis suchen viele Unternehmen nach Lösungen, die sowohl technisch als auch vertraglich eine bessere Kontrolle bieten. Regierungen wie die in Schleswig-Holstein und Dänemark argumentieren, dass wahre betriebliche Freiheit besteht, wenn eine Organisation ihre Geschäftsdaten aus der Umgebung eines Anbieters extrahieren kann, wann immer dies erforderlich ist.

Als Reaktion auf diese Anforderungen bietet Nextcloud eine modulare Open-Source-Plattform an, die Selbsthosting auf interner Hardware oder Managed Hosting durch verschiedene europäische Anbieter ermöglicht.

Die empfohlene Migrationssequenz beginnt mit Identitäten und Dateien, gefolgt von Groupware-Funktionen wie Kalender, Chats und Aufgaben und schließlich E-Mail. E-Mail-Konten werden in der Regel zuletzt verarbeitet, da sie tief in Workflows, Kalender und externe Schnittstellen integriert sind. Für Office-Komponenten stehen ausgereifte Serverdienste wie Collabora Online und OnlyOffice zur Verfügung. Ab Sommer 2026 wird die europäische Industrieinitiative Euro-Office dieses Angebot weiter erweitern. Zu den häufigen Herausforderungen bei der Migration gehören komplexe SharePoint-Berechtigungen, die über Jahre hinweg erstellt wurden, der Austausch externer Links, die nach dem Wechseln von Plattformen ungültig werden, und übersehene Aufbewahrungsfristen.

Trotz der Komplexität des Themas, die es schwierig macht, alle technischen Optionen erschöpfend abzudecken, ist es klar, dass eine vollständige Migration von Microsoft 365 mit vorhandenen Tools und Methoden möglich ist. Die hier beschriebenen Tools und Prozesse dienen als Beispiele für aktuelle Möglichkeiten. Das Nextcloud-Ökosystem bietet Ressourcen für fast jeden Aspekt der Migration, von der Massendatenübertragung und Identitätsintegration bis hin zu spezifischen Fällen innerhalb bestimmter Abteilungen. Während die Komplexität einen umfassenden Überblick über alle technischen Optionen verhindert, ist es offensichtlich, dass eine vollständige Migration von Microsoft 365 mit den verfügbaren Mitteln möglich ist.

Die hier beschriebenen Tools und Verfahren stellen den aktuellen Stand der Fähigkeiten dar. Organisationen, die einen Wechsel in Betracht ziehen, müssen zunächst eine detaillierte Bestandsaufnahme ihrer aktuellen Workloads durchführen. Dies beinhaltet die Auswertung ihrer Architektur und die Auswahl eines geeigneten Hosts. Die Optionen reichen von Selbsthosting auf interner Infrastruktur bis hin zu Managed Services, die von verschiedenen europäischen Anbietern angeboten werden. Die Auswahl des richtigen Hosts ist entscheidend, da sie die Skalierbarkeit, Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften beeinflusst. Sobald der Host ausgewählt ist, beinhaltet der nächste Schritt die Verwaltung von Identitäten und Berechtigungen.

Die Übertragung von Benutzeridentitäten von Microsoft 365 auf Nextcloud erfordert eine sorgfältige Planung, um einen nahtlosen Zugriff zu gewährleisten, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Überbrückungsmechanismen können notwendig sein, um die Kontinuität während der Übergangszeit zu gewährleisten. Zusätzlich stellt die Einrichtung geeigneter Berechtigungsstrukturen sicher, dass Benutzer das richtige Zugriffsniveau nach der Migration beibehalten. Groupware-Funktionalitäten wie Kalender, Chat und Aufgabenverwaltung müssen auf Kompatibilität mit Nextcloud ausgewertet werden. Lösungen wie Talk können als Ersatz für Microsoft Teams und E-Mail dienen, während Wissensverwaltungssysteme innerhalb des Nextcloud-Frameworks angepasst werden können.

Automatisierungen und benutzerdefinierte Anwendungen, die zuvor mit Power Apps erstellt wurden, erfordern alternative Ansätze, die oft Open-Source-Tools oder Integrationen von Drittanbietern beinhalten. Schließlich erfordert die Ausführung des Übergangs eine sorgfältige Planung, um Störungen zu vermeiden. Dies beinhaltet das Testen aller Aspekte des neuen Systems vor der vollständigen Bereitstellung. Mögliche Fallstricke sind veraltete SharePoint-Konfigurationen, gebrochene externe Links und unüberlegte Datenspeicherungsrichtlinien. Diese Probleme im Voraus anzugehen hilft, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Da immer mehr Organisationen eine größere Autonomie und Kontrolle über ihre digitalen Umgebungen anstreben, ist der Übergang zu Plattformen wie Nextcloud ein wachsender Trend.

Mit einer ordnungsgemäßen Planung und Ausführung ist die Migration von Microsoft 365 zu Nextcloud nicht nur möglich, sondern auch eine tragfähige Strategie zur Verbesserung der Flexibilität und der Einhaltung in einer sich wandelnden Regulierungslandschaft.